Psykisk arbejdsmiljø

Kortlæg det psykiske arbejdsmiljø gennem dialog og APV

For at få indsigt i det psykiske arbejdsmiljø på arbejdspladsen, kan I bruge APV-værktøjet til vaskerier og renserier.

Det elektroniske værktøj giver mulighed for både anonyme og ikke-anonyme besvarelser og er et godt redskab til at identificere udfordringer og styrker i det psykiske arbejdsmiljø.

Det videre arbejde med resultaterne bør ske i et åbent og tillidsfuldt samarbejde mellem ledelse og medarbejdere, f.eks. i arbejdsmiljøorganisationen eller samarbejdsudvalget. Dialog og fælles ejerskab er afgørende for at skabe varige forbedringer.

Krænkende handlinger

Krænkende handlinger dækker over mobning, seksuel chikane og anden adfærd, der opleves som nedværdigende. Det kan være alt fra sårende bemærkninger og bagtale til trusler og fysisk vold – og kan komme både fra kolleger, ledere eller eksterne. Når krænkende handlinger kommer fra eksterne, betegnes det i arbejdsmiljølovgivningen som arbejdsrelateret vold (se nedenfor). Der er tale om krænkende handlinger, når en person gentagne gange – eller ved en grov hændelse – udsættes for adfærd, som skaber utryghed eller mistrivsel.

Krænkende handlinger påvirker medarbejdernes trivsel, tryghed og oplevelse af arbejdsfællesskabet. De kan føre til stress, utryghed og isolation og er derfor en væsentlig del af det psykiske arbejdsmiljø. Arbejdsgiveren har pligt til at forebygge og håndtere krænkende handlinger som en del af det samlede arbejdsmiljøarbejde.

Tydelige rammer og fælles kultur

En effektiv indsats mod krænkende handlinger bygger på klare normer og en fælles forståelse af ønsket adfærd:

• Etabler fælles værdier og normer for omgangstone og samarbejde.
• Vær tydelige om, hvad der ikke tolereres, og hvad der forventes i det daglige.
• Integrér normerne i introduktion af nye medarbejdere, personalemøder og MUS-samtaler.

Det er vigtigt, at medarbejdere trygt kan sige fra, hvis de oplever en situation som ubehagelig og grænseoverskridende, f.eks. ved spydige bemærkninger eller seksuelle kommentarer. Tryghed i at sige fra er også at kunne vende sine bekymringer om f.eks. arbejde med farlige stoffer eller opgaver med højt arbejdspres eller konflikter.

Manglende opbakning fra kolleger eller ledelse kan være en væsentlig psykisk belastning. Derfor bør der være en kultur, hvor det er legitimt og naturligt at sige fra, og hvor der bliver lyttet og handlet på det.

Arbejdsrelateret vold

I nogle vaskerier kan der være kontakt med eksterne – f.eks. kunder, chauffører eller samarbejdspartnere – hvor risikoen for krænkende adfærd (arbejdsrelateret vold) bør vurderes.

Arbejdsgiveren har pligt til at forebygge risikoen for vold, trusler og krænkende adfærd fra kunder eller samarbejdspartnere. Det kan f.eks. ske gennem:

• uddannelse i konflikthåndtering
• klare retningslinjer for adfærd og håndtering af konflikter
• aftaler om, hvordan kolleger støtter hinanden i pressede situationer

Stor arbejdsmængde og tidspres

Langvarigt højt arbejdstempo og stor arbejdsmængde kan føre til stress og udbrændthed. Det er vigtigt, at arbejdsgiveren løbende vurderer belastningen og tilpasser opgaverne, så der er balance mellem krav og ressourcer samt mulighed for restitution.

Uklare og modstridende krav

Variation i arbejdet kan styrke motivationen og arbejdsglæden. Det kræver dog, at krav og forventninger er klare. Uklare eller modstridende krav kan skabe usikkerhed og frustration, og derfor skal arbejdsgiveren sikre, at rammerne er tydelige, så de ansatte ikke er i tvivl om, hvordan de skal løse deres opgaver. Arbejdsgiveren bør sikre:

• tydelig oplæring og instruktion
• klare forventninger til opgaver og ansvar
• en kultur, hvor det er naturligt at søge hjælp og sparring

Konflikthåndtering

Konflikter er en uundgåelig del af enhver arbejdsplads – også i vaskerier. De kan opstå mellem kolleger, mellem medarbejdere og ledelse eller på tværs af funktioner. Uanset om man selv er direkte involveret eller blot påvirket af andres uenigheder, kan konflikter have stor betydning for trivslen i arbejdsfællesskabet.

Konflikthåndtering er derfor en vigtig del af det psykiske arbejdsmiljø. Hvis konflikter ikke håndteres i tide og på en konstruktiv måde, kan de udvikle sig til en væsentlig psykisk belastning og føre til stress, utryghed og dårlig stemning. Omvendt kan konflikter, når de håndteres i dialog og respektfuldt, være en kilde til læring, udvikling og styrket samarbejde.

Hvad er konflikter, og hvorfor opstår de?

Mange forbinder konflikter med noget negativt, hvor der skal findes en vinder og en taber. Men den tilgang kan føre til, at nogen føler sig overhørt eller uretfærdigt behandlet. En mere konstruktiv forståelse er at se konflikter som uenigheder mellem personer med forskellige perspektiver, behov eller erfaringer.

Ved at skabe gensidig forståelse og lytte til hinandens synspunkter, kan man ofte finde en løsning eller i det mindste en fælles måde at håndtere uenigheden på. I praksis kan det dog være svært. Når en kollega gør noget, vi ikke forstår eller er uenige i, kan det – bevidst eller ubevidst – opleves som en kritik af vores egen måde at arbejde på. Det kan føre til, at vi tolker den andens motiver negativt og tillægger dem bestemte holdninger; f.eks. fordi de er leder, nyansat eller har en anden rolle i vaskeriet.

Her begynder det, man kalder konflikttrappen: Vi bevæger os væk fra sagen og begynder at fokusere på personen. Det gør konflikten sværere at løse og mere belastende for alle involverede.

Konflikttrappen

Udviklingen af en konflikt kan illustreres som en trappe (se figuren nedenfor), hvor hvert trin gør konflikten mere fastlåst og vanskeligere at løse:

Trin 1: Uoverensstemmelse
Vi er uenige om en sag, men taler åbent og konstruktivt sammen. Uenigheden er saglig og kan føre til udvikling.

Trin 2: Personificering
Vi begynder at bebrejde hinanden og ser problemet som den andens skyld. Fokus flyttes fra sagen til personen.

Trin 3: Problemet vokser
Gamle konflikter og irritationer dukker op. Vi husker fejl og kommer med spydige bemærkninger.

Trin 4: Samtale opgives
Vi undgå hinanden og taler ikke længere sammen. I stedet kommunikerer vi med kropssprog eller bag om ryggen.

Trin 5: Fjendebilleder
Vi ser den anden som modstander og bruger energi på at få ret. Det handler ikke længere om sagen, men om at vinde.

Trin 6: Åben fjendtlighed
Konflikten er åbenlys. Vi angriber hinanden verbalt og søger støtte hos andre. Målet er at skade den anden.

Trin 7: Polarisering
Vi kan ikke længere samarbejde eller være i samme rum. Konflikten fører til brud, opsigelser eller overflytninger

Det afgørende trin er, når konflikten går fra at handle om sagen til at handle om personen. Det sker ofte, når vi, i stedet for at søge forståelse, begynder at tolke den andens adfærd som udtryk for personlige svagheder eller dårlige intentioner. Og da vi ikke kan ændre på andres personlighed, føler vi os fanget i konflikten.

Forebyggelse af konflikter
Som tidligere nævnt har både den enkelte medarbejder og arbejdspladsen et fælles ansvar for at forebygge og håndtere konflikter. Konflikter kan ikke undgås helt, men de kan håndteres konstruktivt, så de ikke udvikler sig til belastninger.

Arbejdspladsens/organisationens ansvar
Ledelsen spiller en central rolle i at skabe rammer, der forebygger konflikter. I samarbejde med arbejdsmiljørepræsentanter kan ledelsen:

• skabe gennemsigtighed i opgavefordeling og beslutningsprocesser.

• sikre klarhed om mål og forventninger til opgaveløsning.

• understøtte dialog og samarbejde på tværs af funktioner og faggrupper.

• skabe rum for uenighed, hvor det er legitimt at have forskellige synspunkter.

Mange konflikter opstår, fordi medarbejdere har forskellige opfattelser af, hvad god kvalitet er, hvordan en opgave skal løses, eller hvor meget støtte man kan forvente fra hinanden. Derfor er forventningsafstemning afgørende både i forhold til arbejdsopgaver, kommunikation og samarbejde.

Det er også vigtigt at anerkende, at uenigheder vil opstå. Det afgørende er, at der er en fælles forståelse af, at man søger løsninger gennem dialog og respekt, og at man forsøger at blive på de nederste trin af konflikttrappen, hvor sagen stadig er i fokus.

Både den enkelte medarbejder og arbejdspladsen har et fælles ansvar for at forebygge og håndtere konflikter. Konflikter kan ikke undgås helt, men de kan håndteres konstruktivt, så de ikke udvikler sig til belastninger.

Hvad kan lederen gøre?

Lederen har en central rolle i at forebygge og håndtere konflikter. Det handler både om at skabe en kultur, hvor uenigheder håndteres konstruktivt, og om at gribe ind tidligt, når konflikter opstår.

Forebyggende

• Vær en rollemodel for god kommunikation og respektfuld adfærd.
• Skab klarhed over opgaver, roller og mål.
• Synliggør, hvordan forskellige medarbejderes bidrag spiller sammen i den fælles opgaveløsning.
• Vis forståelse for medarbejdernes forskellige vilkår og arbejdsbetingelser.
• Gør det tydeligt, at uenighed er legitimt og kan føre til udvikling.
• Undgå selv at tolke eller dømme. Vis i stedet nysgerrighed og åbenhed.

Når konflikten er opstået

• Tal med hver part hver for sig for at forstå deres perspektiver samt høre deres forslag til løsning.
• Bring parterne sammen og hjælp dem med at finde en fælles løsning eller et kompromis, de begge kan acceptere.
• Hvis det ikke lykkes, må du som leder træffe en velbegrundet beslutning, der tager hensyn til helheden.

Når konflikten er eskaleret

• Undgå at skabe en situation med vindere og tabere.
• Tal først med hver part individuelt. Lyt uden afbrydelser og spørg ind til deres oplevelser og forslag.
• Skab et trygt rum, hvor parterne kan udveksle synspunkter og lytte til hinanden.
• Giv tid til refleksion, så parterne kan forstå hinandens perspektiver og stille opklarende spørgsmål.
• Undersøg sammen, hvor der er enighed og uenighed, og om der kan findes en løsning.
• Hvis det ikke er muligt, kan du, eventuelt med hjælp fra en mægler, foreslå et kompromis.

Hvad kan den enkelte medarbejder gøre?

Alle medarbejdere har en vigtig rolle i at bidrage til et godt psykisk arbejdsmiljø og forebygge konflikter. Det handler ikke kun om at undgå uenigheder, men om at håndtere dem på en måde, der styrker samarbejdet og respekten på arbejdspladsen. Ved at være opmærksom på egen adfærd og kommunikation kan man være med til at skabe en kultur, hvor forskellighed håndteres konstruktivt, og hvor konflikter ikke får lov at vokse.

Forebyggende

• Gør en indsats for at forstå kollegers og andre faggruppers opgaver og perspektiver. Prøv f.eks. et perspektivskifte, hvor du sætter dig i den andens sted.
• Del relevant information – og gør det i tide.
• Vær nysgerrig frem for dømmende – spørg, før du tolker.
• Gå konstruktivt ind i problemer og undgå at placere skyld.
• Hjælp kolleger med at blive på sagligt niveau, hvis de begynder at tale negativt om andre.

Når konflikten er opstået

• Lyt aktivt og vis interesse for den andens synspunkt.
• Hold fokus på sagen – ikke personen.
• Undgå at tolke motiver og spørg i stedet.
• Undgå at blive personlig eller bruge generaliserende vendinger som "du gør altid...".
• Fokuser på nutid og fremtid i stedet for gamle konflikter.
• Respekter, at man kan være uenige uden at være fjender.
• Undgå at afbryde eller bebrejde.

Hvad kan arbejdsmiljørepræsentanten gøre?

Arbejdsmiljørepræsentanten spiller en vigtig rolle i at understøtte et godt psykisk arbejdsmiljø og forebygge konflikter – både ved at fremme dialog og ved at støtte kolleger i svære situationer.

Forebyggende

• Bidrag til at skabe en kultur med klarhed om opgaver og mål.
• Skab forståelse for, hvordan forskellige medarbejdere og faggrupper bidrager til den fælles opgaveløsning.
• Understøt, at der er respekt for forskellige vilkår og arbejdsformer.
• Gør det tydeligt, at uenighed er naturligt og kan håndteres konstruktivt.
• Frem en praksis, hvor man er nysgerrig frem for dømmende.

Når konflikten er opstået

• Understøt en tilgang, hvor der medieres frem for at finde vindere og tabere.
• Hjælp parterne med at forstå hinandens perspektiver og finde fælles løsninger.
• Vær en neutral støtteperson, der kan bidrage til at fastholde fokus på sagen og dæmpe konflikten.

Alle medarbejdere har en vigtig rolle i at bidrage til et godt psykisk arbejdsmiljø og forebygge konflikter. Det handler ikke kun om at undgå uenigheder, men om at håndtere dem på en måde, der styrker samarbejdet og respekten på arbejdspladsen.

Kulturel mangfoldighed

På arbejdspladser med medarbejdere fra forskellige lande og kulturer kan sproglige og kulturelle forskelle føre til misforståelser. De kan i værste fald skabe utryghed, konflikter eller oplevelser af at være uden for fællesskabet. Det psykiske arbejdsmiljø kan styrkes ved at arbejde aktivt med inklusion, fælles forståelse og respekt for forskellighed.

Et godt udgangspunkt er at skabe en fælles kultur, hvor alle føler sig velkomne og trygge. Det kan blandt andet ske ved at:

• udarbejde et fælles værdisæt, der beskriver, hvordan man taler til og omgås hinanden. Involver medarbejderne i processen, og sørg for, at alle introduceres til værdisættet ved ansættelse.
• tilbyde sprogundervisning, så alle medarbejdere har mulighed for at forstå og deltage i kommunikationen på arbejdspladsen.
• bruge visuelle hjælpemidler og flersprogede materialer i instruktion og oplæring, så alle har lige adgang til viden om arbejdsopgaver og arbejdsmiljø.
• afholde dialogmøder eller workshops, hvor medarbejdere kan dele erfaringer og perspektiver, og hvor der er plads til at tale om forskelle og ligheder i en tryg ramme.
• uddanne ledere og nøglepersoner i interkulturel kommunikation og konflikthåndtering, så de er klædt på til at støtte op om et inkluderende arbejdsmiljø.

Ved at arbejde systematisk med disse tiltag kan man forebygge misforståelser og skabe et stærkere fællesskab, hvor forskellighed ses som en ressource, og hvor alle medarbejdere trives og bidrager positivt til arbejdspladsen.

KOM GODT I GANG MED AT STYRKE DET PSYKISKE ARBEJDSMILJØ

Et godt psykisk arbejdsmiljø opstår ikke af sig selv. Det kræver en fælles indsats, tydelig ledelse og løbende opmærksomhed. Arbejdsmiljøorganisationen spiller en central rolle i at identificere de vigtigste udfordringer og prioritere de indsatser, der passer til arbejdspladsens konkrete forhold.

En vigtig del af forebyggelsen er at styrke medarbejdernes kompetencer og samarbejde. Det kan ske gennem interne aktiviteter/kurser eller relevante AMU-kurser, der understøtter både trivsel og effektiv drift.

Ved at kombinere faglig opkvalificering med en kultur præget af respekt, åbenhed og støtte kan vaskeriet understøtte et arbejdsmiljø, hvor medarbejderne trives, og psykiske belastninger forebygges mere effektivt.

• BFA Service-Turisme: Psykisk arbejdsmiljø: Om stress, konflikter, vold, trusler og krænkende handlinger m.v.

• Arbejdstilsynet: Bekendtgørelse nr. 1406: Bekendtgørelse om psykisk arbejdsmiljø.

• AT-vejledning om psykisk arbejdsmiljø.